市役所へ書類を郵送する際の御中や様の使い方やマナー、注意点

市役所に書類を郵送する場合の御中の使い方

「市役所の公務員試験で履歴書を郵送することになった」
こんな時、悩むのはやっぱり封筒の宛名ではないでしょうか。

「御中」を使うべきなのか「様」を使うべきなのか。
そこで今回は、市役所に書類を郵送する場合の「御中」の使い方についてご紹介します。

御中は、基本的に特定の人物ではなく組織の中の誰か宛に送る際に使用します。

そのため、特定の人物ではない「課」宛てに送るのであれば、宛名は「御中」を使うようにしましょう。

また、郵送先の「課」が分かっている場合には、市役所名の後に○○課をつけてから御中をつけるのがマナーです。

一方で、特定の人物宛に送る場合には「様」を使用する必要があります。
「御中」と「様」の詳しい使い分けについては、以下にてご紹介しますので、そちらを参考にしてみて下さい。

市役所に郵送する際の御中の横に、「〇〇在中」など付け加えると更に親切

上記では市役所に書類を郵送する際の宛名についてご紹介しましたが、「御中」の使い方は理解して頂けたでしょうか。

封筒の宛名を気にすることはとても大切なことです。
しかし、市役所には毎日数多くの郵便物が届いているということも忘れてはいけません。
そこでポイントになるのが「○○在中」です。

「○○在中」というのは、封筒の中に何が入っているのか知らせるための表記です。
一見必要ないように思えるかもしれませんが、○○在中には以下のようなメリットがあります。

「○○在中」を付け加えたほうがいい理由

受け取る側を配慮することに繋がる

先述したように、市役所には毎日多くの郵便物が届いています。
そんな時、封筒に「○○在中」と記載されていれば、受け取った人は封筒を開封しなくても、一目で内容物を確認することができ速やかな処理に繋がる可能性が高いです。

紛失防止に繋がる

「○○在中」と記されていれば、不要な郵便物として誤って処理される可能性は低く、書類の紛失防止に繋がります。

市役所に郵送する際に迷う、御中と様の使い分け

市役所に書類を郵送する際に迷う「御中」と「様」の使い分けについて、詳しく説明したいと思います。

書類を郵送する際の「御中」と「様」の使い分け

基本的に「御中」は企業や団体宛に送る際に使用し、「様」は企業の特定の人物宛に送る際に使用します。

そのため、誰宛に送ってくださいと指示のある場合や送る相手のフルネームが分かっている場合には「○○様」と記載し、郵送するのがマナーとなります。

また、担当者の名前は分からないけど担当者宛に送らなければいけないような場合には、「ご担当者様」と記載する必要があります。

この時、気になるのが「御中」と「様」の併用だと思います。

基本的に「××市役所○○課　御中　△△様」のような「御中」と「様」の併用は厳禁です。

上記のように、もしも特定の人物名が分かっているのであれば、「××市役所○○課　△△様」と御中は省き、様のみで記載するようにします。

御中と様、併用は一見より丁寧な気持ちにもなりますが、ビジネスの世界ではタブーとなっていますので、注意しましょう。

書類を郵送する際、市役所の担当者の名前までわかっている場合は御中を使わず人名＋様を使うべき

市役所に書類を郵送する際、担当者の名前は分かっていますか。

ビジネスシーンでは、名前等の詳細が分かる場合には御中は使わずに、「名前」と「様」を記すのがマナーとなっています。

また、名前をしっかりと記すことは、郵便物の誤配達予防に繋がり重要な書類が担当者の元へ届かないなどのトラブルを未然に防ぐことにも繋がります。

名前や部署名など、詳細が分かる場合には「なるべく詳しく書く」ということを覚えておくことが大切です。

ただ、御中と様の併用にはくれぐれもご注意下さい。

書類を郵送する際に注意したいマナー

書類を郵送する際には、宛名のほかにも様々なマナーがあります。

書類の折れや汚れに注意しましょう

書類を郵送する際には書類の折れや汚れに配慮する必要があります。

基本的には、書類が折れない大きさの封筒に入れ、また、汚れないようにクリアファイル等に挟んで郵送するのがマナーです。
配達中にどんなトラブルがあるかは分かりませんので、できることはしっかりと済ませておくことが大切です。

期限や料金不足に注意しましょう

「○○日必着」など期限が決められている場合には、その期限に合わせて送ることも大切です。
期限を守れないということは自身の信用性にも関わりますので注意が必要です。

また、料金不足で書類が戻ってきてしまい期日に間に合わなかったなどとならないように、注意しましょう。

宛名の書き直し等には注意しましょう

宛名を修正テープ等を用いた書き直しは相手に不快な印象を与えます。
基本的に間違ってしまった場合には一から書き直すのがマナーです。

また、宛名が間違っていないか確認をすることも大切です。
宛名の間違いは失礼にあたりますので、郵送前にはしっかりと確認を済ませておきましょう。

いかがでしたでしょうか？

書類を郵送する際には、「御中」や「様」など宛名のマナーのほか、様々なマナーがあります。

「送った書類に不備があったかも！」と後から悔やむことのないよう、今回ご紹介した内容を参考に、しっかりと確認した上で郵送をするようにしましょう。