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休む連絡をメールで入れる時の例文とマナーについて

2018.7.3

休む時の連絡をメールで行う場合の、例文やマナーについてご紹介いたします。

今の時代、電話で欠勤の連絡を入れるよりも、メールやLINEで欠勤願いを入れる会社の方が多くなってきているのではないのでしょうか?

一昔前なら「絶対に電話で連絡するべき!メールで休みたいだなんてマナー違反だ!」なんて、言われてしまっていましたよね?
ですが、最近ではメールやLINEで欠勤の連絡を入れておいておくことが、ルールになっている会社も多くあるようです。

それでも、「熱が出たので休みます」という一行や一言で、済ませることはできません。

欠勤という仕事を休む連絡を、会社や上司にメールで連絡する時の、マナーや例文についてご紹介いたします!

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休む連絡をメールでする時には、会社のルールを最優先して

会社を休む場合、メールでも連絡が可能かどうかは会社によって違います。会社のルールを確認するようにしましょう。

一般的に、社会人としてのビジネスマナーとして会社を休む場合は電話連絡が基本でしょう。面倒だからとメールで連絡するのは控えた方がよいと考えられます。

会社を休む場合の連絡方法はメールでも可能という社内ルールがある場合のみ、メールで連絡すると考えておいた方がよいでしょう。

ただし、メールで連絡可能であったとしても、早めに連絡するのが最低限のマナーです。例えば風邪で会社を休むという場合でも、早急にメールするようにしましょう。

始業時間間際にメールするのは、非常識です。ましてすぐにメールが開封されるとも言い切れません。

遅くても始業時間の1時間前までには休むことをメールするようにしましょう。

休む時の連絡をメールで。欠勤メールのテンプレはコチラ

会社を休む場合のメールを上司に送る場合は、休ませてほしいとお願いするような文章にしましょう。

「本日はお休みします。」ではなく「本日はお休みをいただけないでしょうか?」という文面にしましょう。

また、休むことに対して「申し訳ない。」という気持ちも表現するようにしましょう。さらにどのくらい体調が悪いのかについて具体的に書きましょう。

上記のことを含めて例文をご紹介します。

メール件名【勤怠連絡】風邪のため本日休ませて下さい(●●課・○○)

■■様(上司名)

おはようございます。

昨夜から39度台の熱があり、今朝になっても下がりません。風邪だと思うのですが、もしかするとインフルエンザかもしれません。

病院へ行くので、本日は休ませていただけないでしょうか。

本日中に終わらせなくてはいけない案件はありませんが、緊急の確認事項がありましたら電話やメールで連絡いただければ幸いです。

病状については、わかり次第報告させていただきます。

ご迷惑おかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

上記のように、件名に関しては上司がすぐにわかるように書くようにしましょう。

休む連絡をメールでする時に、誤字脱字しやすい言葉遣いは?

仕事を休むことをメールで連絡する場合、文章の内容だけではなく敬語の使い方は間違っていないか、誤字脱字はないかなどもチェックしましょう。

よくある敬語の間違いは「お休み」についてです。

「お休みをいただきます。」「お休みさせていただきます。」と言いそうになりますが、これは間違いです。

尊敬語と謙譲語がきちんと理解していないと、こんなことになります。「お休み」するのは自分です。自分が休むことに対して「お」をつける自分を尊敬していることになります。

「休ませていただきます。」「欠勤いたします。」というように表現しましょう。

内容については先ほど例文でも紹介しましたが、

  • 会社を休む連絡
  • 会社を休む理由
  • お詫びの気持ち
  • 仕事について(お願いしなければならないことがあるかどうか)
  • 最後に再度お詫びの言葉

以上のように書くようにしましょう。

確認!これらのことは、しっかりとメールで伝えましょう!

会社を休むことになったことをメールで連絡する場合は早ければ早いほうが良いでしょう。

上司がメールを確認する時は始業時間になってからの場合が多いでしょうが、早い時間からチェックする場合もあります。

そのため、少しでも早めに連絡するようにしましょう。その後の対応について他の社員と相談することもできます。

もし翌日以降も休む可能性がある場合は、わかった時点で早めに連絡するようにしましょう。

急な欠勤は、他の社員の仕事に影響が出てしまうこともあります。上司へのメールの文章の中に職場全体へのお詫びの言葉も入れると良いでしょう。

どうしてもその日にやらなければいけない仕事がある場合でも、自宅で仕事するのはNGです。重要なデータを社外に持ち出して自分のパソコンで作業するのはコンプライアンス上問題となってしまう可能性もあります。

他の社員にお願いするなどしましょう。

休まざるを得ないのはわかりますが、あくまでも低姿勢で!

メールではなく電話で会社を休むことを連絡する場合は、丁寧に伝えるようにしましょう。

上司が電話に出たら、まず「お忙しい中大変申し訳ありません。」とまず忙しい状況などを配慮した言葉から始めましょう。

そして、現在の体調について説明します。例えば「昨晩から38度の熱が出て、今も下がらず出社することができません。申し訳ありませんが、本日休ませていただけないでしょうか?」というように言いましょう。

会社を休むというと「あの仕事はどうするんだ?」といい顔をしない上司もいるかもしれません。その場合は仕事の進捗状況を説明するようにしましょう。

もし誰かに頼まなくてはいけない場合は、体調が回復して出勤した時に必ずお礼の言葉を伝えるようにしましょう。

この記事の編集者

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