パスポート費用は会社負担になる？海外出張時は確認を！

会社から命じられた海外出張の場合、パスポートの費用は会社負担になる？

会社から海外出張を命じられることもあります。
パスポートを持っていればいいですが、パスポートがなかったり、あっても有効期限がきれてしまっていることもあります。

海外出張のためのパスポート取得費用についてですが、渡航に必要な雑費として定額を支給するのが一般的です。

パスポートの取得印紙代や手続きに必要な雑費をまとめて払うといいでしょう。

他にも支度料や日当、通信費など海外出張にかかる費用はありますので、海外出張旅行費規定を定めておくのも方法の一つです。

支度料についてもしばしば問題になります。
必要経費をその都度計算するのは大変な作業なので、規定にも支度料について記載しておくといいでしょう。

役職によって差はつきますが、100人以下の中小企業で５万円～10万円程度が目安となっています。
ただし、都道府県によって手続きに要する料金も異なりますので、予め見積もっておくと安心でしょう。

仕事で海外へ行く場合はパスポート取得費用を会社負担にできる

社員に海外出張を命じた際、パスポートやビザの取得費用を経費精算しても構わないのか？という疑問。

海外出張をするわけですから、パスポートがなければ仕事になりませんよね。
会社命令で海外へ行くわけですから、社員は強制的にパスポートを取得しなければならないということになります。

海外出張の多い会社の場合は、パスポート取得費用などについて旅費規定が定められているところがほとんどです。
その規定に従うことになりますが、一般的には10年パスポートではなく5年パスポートの取得費用のみ会社負担とすることの方が多いようです。

もし社員がどうしても10年パスポートにしたいという場合は、その差額分は自己負担させるなど臨機応変に対応すすることで解決できます。

ちなみにパスポートの費用ですが、有効期間5年で収入印紙代9,000円、都道府県証紙代2,000円、有効期間10年で収入印紙代14,000円、都道府県証紙代2,000円となっています。

ビザ申請にも手数料がかかりますのでご注意ください。

社員旅行のためのパスポート費用も会社負担になる？

社員旅行が海外という会社もあります。
出張は仕事が目的なので会社負担になるかもしれませんが、社員旅行となるとどうなるのか気になりますよね。

社員旅行が強制参加かそうでないのかがポイントとなりそうです。

社員旅行が強制参加であれば、仕事の一環として行われるものなので、海外出張と同じようにその際にかかる費用はすべて経費として会社が負担することになります。
ただパスポートに関しては、会社以外でも使用できるものなので、経費として落としてくれるかどうかは会社の指針によります。

会社に具体的な規定が設けられていない場合も経費として落としてくれない可能性もあります。

また、強制参加となっている場合は、時間外労働として割増賃金を受けとれます。

社員旅行で海外に行く機会が多い会社の場合は、社員とトラブルにならない為にも規定を設けているところが多いです。
規定でパスポート取得費用が個人負担とされている場合は、自分にとって不要でも負担してパスポートを取るしかありません。

いずれにしても、費用について納得いかない面があるなら一度上司に相談してみましょう。規定で定められていても、気持ちよく楽しめない状況のまま社員旅行に行っても意味がないのではないのではないでしょうか。

パスポート費用が会社負担にならない場合とは？

仕事で使うためのものは経費にできます。これが原則であり、仕事で使ったと証明できないかぎり、なんでもかんでもOKにはなりません。

パスポートを発行して海外出張に行ったが、海外で何をしたのか全く記録がない・・・これだと本当に仕事だったのか説明できませんよね。

本当に仕事に行ったのであれば、必ず何かしらの成果があるはずです。

成果がなくても、何月何日に会社の誰と会ったのか、買い付けであればどこで何を購入したのかも記録ができます。

仕事が目的なのに、何をしたのか全くわからず、どう仕事に繋がったのか何も説明できない状況であれば、それはもはや仕事ではなくプライベート旅行です。

反論してもそう疑わせてしまうことになりますので、海外出張をした際は、スケジュール表や交渉した相手の会社や名前、交渉に使った資料といった記録をレシートと一緒に大切に保管しておきましょう。

何のための出張だったのかを、いつでも説明できるように準備しておくことも大切なのです。

慰安旅行で海外へ行く場合のパスポート費用について

パスポート取得に要する費用は、本来であれば個人が負担するものです。

会社の海外旅行に参加するために必要であっても、パスポートを一度取得してしまえば、あとはいくらでも個人で利用することができます。

個人利用の目的が強いパスポートのため、この費用は給与として処理することもできます。

会社の行事に直接関係がある費用は福利厚生費として課税されませんが、会社とは直接関係しない費用については会社負担は給与として課税されるのです。

従業員の慰安を目的とする行事に課税関係は生じません。

会社の行事にかかる費用であれば会社負担でしょ？となりますが、いくらでもよいとは言えません。

ただ会社の行事に限定できない部分の費用については、裁量権は会社ではなく支給された従業員の自由裁量になってしまうため、会社は給与として損金処理を行い、従業員は所得税の課税関係が生じることになるのです。

パスポートを取得することと会社の行事である社員旅行とは直接関係がないため、福利厚生費としてではなく給与と処理すべきかもしれません。